作者：张景馨月律师 中国执业律师｜新加坡注册外国律师
按： 中新两国之间办理各项业务流程将有调整， 中国驻新加坡大使馆宣布，从11月7日开始，中国及新加坡颁发的多项文书，将不需要领事馆认证了！
这意味着， 11月7日起，《公约》将在中国与新加坡间生效实施。中国文件在新加坡使用时无需领事认证，而新加坡文件在中国使用时也同样不需要领事认证。符合《公约》标准的新加坡文件只需获得新加坡附加证明书（Apostille），即可在中国内地使用。
01 《公约》简介
《取消外国公文书认证要求的公约》（Convention Abolishing the Requirement of Legalisation For Foreign Public Documents，以下简称“公约”）是海牙国际私法会议框架下适用范围最广、缔约成员最多的国际条约，旨在简化公文书跨国流转程序。
1961年10月，海牙国际私法会议在第九届会议上通过了《公约》草案，1965年《公约》正式生效。近年来，《公约》新成员快速增加，目前有125个成员，约占世界国家和地区总数的五分之三，包括欧盟各国、美国、新加坡、日本、韩国、澳大利亚、俄罗斯等我国主要贸易伙伴及大多数“一带一路”倡议参与国，以及中国香港、中国澳门等地区。
2023年3月8日，中国驻荷兰大使谈践代表中方正式向《公约》保管机关荷兰外交部递交加入书，标志着中国正式加入《公约》，《公约》将于2023年11月7日在中国生效实施。
11月7日起，中国送往其他缔约国使用的公文书，仅需办理《公约》规定的附加证明书（Apostille），即可送其他缔约国使用，无需办理中国和缔约国驻华使领馆的领事认证。其他缔约国公文书送中国内地使用，只需办理该国附加证明书，无需办理该国和中国驻当地使领馆的领事认证。
中国外交部是《公约》规定的附加证明书主管机关，并为本国境内出具的公文书签发附加证明书。受外交部委托，中国相关省、自治区、直辖市人民政府外事办公室以及部分市人民政府外事办公室可为本行政区域内出具的公文书签发附加证明书。
02 什么是《公约》意义上的“公文书”（Public Documents）?
根据《公约》第一条的规定，该公约适用的“公文书”包括：“（一）与一国法院或法庭相关的机关或官员出具的文书，包括由检察官、法院书记员或司法执行员（“执达员”）出具的文书； （二）行政文书； （三）公证文书；（四）对以私人身份签署的文件的官方证明，如对文件的登记或在特定日期存在的事实进行记录的官方证明，以及对签名的官方和公证证明。 但本公约不适用于：（一）外交或领事人员制作的文书； （二）直接处理商业或海关运作的行政文书。 ”
因此，与律师业务相关的常见的“公文书”包括但不限于： （1）中国法院、检察院等司法机关作出的文书，如法院的判决书、裁定书、支付令、各种通知等；（2）行政机关的文书，如《无犯罪记录证明》、《婚姻登记证》、《出生证明》、健康证明、驾照证明、学位证明、户口证明等文书等； （3）中国公证处出具的公证书；（4）工商查档文件等。
03 《公约》生效的意义及影响
在中国加入《公约》前，跨境商贸以及人员进出境时，相关公文书办理公证、认证手续，程序复杂，耗时冗长，费用非常昂贵。加入《公约》之后，相对简化了公文跨国流转程序、便利国际经贸和人员往来， 加入《公约》是中国扩大涉外文书流转领域制度型开放的重要举措，将带来两个好处：
一、大幅降低文书跨国流转的时间和经济成本
这意味着可以更加方便快捷地办理在海外可能需要的健康证明、驾照证明、学位证明、户口证明等文书。加入《公约》之后，办妥一份出国使用的文书，时间可从约20个工作日减少到几个工作日，费用也会大幅下降。据估计每年可为中外人员和企业节省3亿多元人民币办证费用， 缔约国之间办理文书流转手续时间平均减少约90%。
举个例子，一名中国留学生如果要去海牙成员国留学，需要提供无犯罪记录证明、学历/学位证书等证明文件。此前这些文件办理领事认证和海牙认证双认证流程，费用高不说，时间还很长。但11月7日以后，这类文书在中国、新加坡以及其他海牙条约国办理附加说明书后，就可以直接使用了！
二、优化营商环境
入约后，有意向中国投资、出口的外国企业无需为商业文书办理领事认证，中国超过70%的出口贸易所涉商事文书亦将因此受益。
再打个比方，一家广东的进出口贸易公司，将业务拓展到某个欧洲国家，该国家要求中方企业将相关的文书，包括公司注册证书、原产地证书、报关单等办理海牙认证。然而因为中国之前并未加入《公约》，办理海牙认证需要将相关文件经香港国际公证人公证后递交至中国香港高等法院加签。但11月7日之后，这类文书也同样的只需要办理附加说明书就可以啦！这对于进出口贸易绝对是个利好！
中国相关地方人民政府外事办公室可以为本行政区域内出具的公文书签发附加证明书。申请人可通过上述代办机构、其他代办机构以及委托他人办理，也可以通过支付宝“领事服务中心”小程序预约办理附加证明书业务。
04 附加说明书
一、什么是附加证明书？
附加证明书（Apostille）是文书出具国指定的主管机关为公文书签发的一个验证证书，具有《公约》要求的固定内容，具体包括文书出具国、签署人、签署人身份和印鉴名称4项文书相关信息，以及签发地、签发日期、签发人、附加证明书编号、签发机关印鉴和签名6项证明信息共10个要素。
为便利公文书在国外使用，附加证明书一般使用包括英、法文及本国语言在内的两种或三种语言的范本。公文书加贴附加证明书后，可直接送往《公约》缔约国使用，无需办理传统领事认证。每份附加证明书都有一个公开注册的编号，用文方可利用文书出具国提供的核查渠道验证其真伪。
附加证明书与领事认证书功能等同，仅证明公文书上最后一个印鉴、签名属实，不对公文书内容本身的真实性和合法性负责。公文书内容真实性仍遵循“谁出具，谁负责”原则。
二、哪些文件可办理附加证明书？
中国公民要去国外学习、工作、居住，或是在中国办理出国签证时，通常需要使用某些国内公证处出具的涉外公证书，如出生公证、未受刑事处分公证、授权委托书公证、合同公证等等，这些公证书在送《公约》缔约国使用前可能需要办理附加证明书。
个人类：出生证、结婚证、法庭离婚判决、绿卡、护照、房产证、成绩单、学历证书、单身证明、无犯罪记录证明等。
企业因境外经贸活动需要，常需向贸促会申请原产地证、发票、装箱单等，或向出入境检验检疫机构申请原产地证明、动植物出口检疫证明书等,上述文书在送《公约》缔约国使用前，可能需办理附加证明书。《公约》缔约国名单可在中国领事服务网（http://cs.mfa.gov.cn/）相关栏目查询。
商业文件类：注册证书、法人资格、协议书、合同书、授权书、声明书、证明书、委派书、商标证书、资产证明、资信证明、董事信息、股东信息、公司章程、公司更名文件等公司文件。
三、如何办理新加坡附加证明书？
新加坡法律学会（Singapore Academy of Law）负责办理新加坡出具的公文书的附加证明书。
证明书办理流程：
- 在 https://legalisation.sal.sg/网站上提交申请。
- 使用 Visa 或 MasterCard 付款后，查收附有发票的 确认邮件。
- 周一到周五上午 9 点到下午 4 点 30 赴新加坡法律学会办理附加证明书。
对于新加坡政府部门出具的公文书（如结婚证书、出生证书、法庭文件、公证书等），可直接按上述程序办理；
对于在新加坡出具的私人文件（如声明书、委托书等），需先经新加坡公证律师（Notary Public）公证（Notarisation），再向新加坡法律学会申办附加证明书。
地址：1 Coleman Street, #08-06 The Adelphi, Singapore 179803
联系方式：63324388
四、什么样的文书不能办理附加证明书？
送往《公约》非缔约国使用的文书不能办理附加证明书。
此外，申请附加证明书的文书有下列情形之一的，签发机构不予办理：
（一）文书的印鉴、签名不属实的；
（二）文书的印鉴、签名未进行备案，或者与备案不相符的；
（三）文书的印鉴、签名、装订、时效等不符合出文机构、用文机构规定和要求的；
（四）可能损害中国国家利益和社会公共利益的；
（五）附加证明书签发机构认为不应办理的其他情形。
附件1
《取消外国公文书认证要求的公约》缔约国名单（截至2023年10月23日）
亚洲（22个）：
中国、亚美尼亚、阿塞拜疆、巴林、文莱、格鲁吉亚、印度、印尼、以色列、日本、哈萨克斯坦、吉尔吉斯斯坦、蒙古国、阿曼、巴基斯坦、菲律宾、韩国、沙特、新加坡、塔吉克斯坦、土耳其、乌兹别克斯坦
非洲（16个）：
博茨瓦纳、布隆迪、佛得角、斯威士兰、莱索托、利比里亚、马拉维、毛里求斯、摩洛哥、纳米比亚、卢旺达、圣多美和普林西比、塞内加尔、塞舌尔、南非、突尼斯
欧洲（44个）：
阿尔巴尼亚、安道尔、奥地利、白俄罗斯、比利时、波黑、保加利亚、克罗地亚、塞浦路斯、捷克、丹麦、爱沙尼亚、芬兰、法国、德国、希腊、匈牙利、冰岛、爱尔兰、意大利、拉脱维亚、列支敦士登、立陶宛、卢森堡、马耳他、摩纳哥、黑山、荷兰、北马其顿、挪威、波兰、葡萄牙、摩尔多瓦、罗马尼亚、俄罗斯、圣马力诺、塞尔维亚、斯洛伐克、斯洛文尼亚、西班牙、瑞典、瑞士、乌克兰、英国
北美洲（21个）：
安提瓜和巴布达、巴哈马、巴巴多斯、伯利兹、加拿大、哥斯达黎加、多米尼克、多米尼加、萨尔瓦多、格林纳达、危地马拉、洪都拉斯、牙买加、墨西哥、尼加拉瓜、巴拿马、圣基茨和尼维斯、圣卢西亚、圣文森特和格林纳丁斯、特立尼达和多巴哥、美国
南美洲（12个）：
阿根廷、玻利维亚、巴西、智利、哥伦比亚、厄瓜多尔、圭亚那、巴拉圭、秘鲁、苏里南、乌拉圭、委内瑞拉
大洋洲（10个）：
澳大利亚、库克群岛、斐济、马绍尔群岛、新西兰、纽埃、帕劳、萨摩亚、汤加、瓦努阿图
注1：2024年1月11日，《公约》将对加拿大生效，中加之间将于当日开始适用《公约》。2024年6月5日，《公约》将对卢旺达生效，中卢之间将于当日开始适用《公约》。
注2：中国与其不承认具有主权国家地位的《公约》成员间不适用《公约》。
注3：中国与印度之间不适用《公约》。
附件2
签发附加证明书的地方外事办公室名单（共31家）
省级外办（25家）：
安徽、重庆、福建、广东、广西、贵州、河南、黑龙江、湖北、湖南、海南、吉林、江苏、江西、辽宁、四川、山东、上海、陕西、云南、浙江、甘肃、河北、山西、内蒙古
市级外办（6家）：
长春、哈尔滨、宁波、济南、青岛、深圳
附件3： 附加证明书（Apostille）样本
中国附加证明书将使用贴纸形式，加贴银色国徽印鉴。中国外交部以及各相关地方外办签发的附加证明书支持在线核验，具体可登录http://consular.mfa.gov.cn/VERIFY/。
- 办理附加证明书的具体程序和要求，请登录中国领事服务网（http://cs.mfa.gov.cn）或各相关地方外办网站查询。
- 如果有任何其他问题或需要获取更多相关信息，请到中国领事网或点击文末的“阅读全文”。
- 居住国外人员可关注中国驻当地使领馆官网查询相关信息。
—
本文仅供信息参考，不构成正式法律意见。
本文仅供一般信息参考，不构成法律意见。具体事项应由具备相应资质的专业人士结合实际情况评估。